Inventario. En el caso de las empresas de bienes de consumo, el producto es lo primero que debemos tener para poder establecer una negociación. Sin él, la venta no ocurre. Sin él, la marca no existe. Ni tampoco los consumidores, ni ningún tipo de beneficio o relación con el comercio minorista.
El producto es el corazón de la industria y el corazón del PDV.
De este modo, se puede percibir la importancia de hacerle un seguimiento concienzudo a todo lo que está relacionado al producto de alguna manera. Empaque, calidad, precio, distribución, ubicación, merchandising, acciones de marketing, lanzamientos… días de inventario.
Antes de trabajar con la solución integrada de Involves Stage con Pabis Retail, Eatics no sabía muy bien cómo iba la gestión del inventario. Sabían que existían problemas, pero no lograban identificarlos. Y sin saber que es lo que va mal, es prácticamente imposible encontrar una salida.
Sobre Pabis Retail
Empresa de tecnología que automatiza el proceso analítico de empresas mediante una plataforma que gestiona la información que se origina en el retail. Su objetivo principal es ofrecer datos que facilite tomar decisiones relacionadas a inventario —agotados, excedentes, pérdidas y devoluciones.
Eatics es cliente Involves desde 2020. Fue a partir de ese momento que su visión sobre la operación comenzó a cambiar.
Analizando los datos de sell-out, descubrieron que la raíz del problema podría estar relacionada con el inventario fantasma, también llamado de inventario virtual.
Inventario fantasma: cuando un producto consta como disponible en el sistema, pero que en realidad no está en la tienda ni en el inventario.
La primera evidencia de que algo no va bien con tu gestión de inventario es la falta de pedidos. Piensa que si el sistema indica que tus productos están disponibles en el PDV, no vas a tener que preocuparte por el abastecimiento.
Si la tienda no compra, pues tampoco va a vender, ya que no existen productos para vender. Malas noticias para todos los frentes: no hay movimientos ni de sell-in ni de sell-out.
A partir de ahí, comienza a formarse una bola de nieve.
Como los fabricantes no envían sus productos a la tienda (por pensar que hay existencias), las ventas se reducen (porque no hay productos para vender).
Esto genera un efecto cascada en el punto de venta. Si el inventario no existe, no hay productos para exhibir en el PDV. Sin una mirada atenta para saber identificar el problema con agilidad, la marca comienza a perder visibilidad y participación en anaquel.
Por consiguiente, cuando los shoppers no encuentran lo que buscan, intentan suplir sus necesidades de otras maneras —optando por un artículo similar de la competencia (pérdida para la marca) o buscando los artículos que desean en otra tienda (pérdida para el retail).
La verdadera solución está en compartir la estrategia de la empresa con todo el equipo —especialmente con el equipo de campo, que está compuesto por las personas que visitan los puntos de venta y que llevan en sus manos el poder de tangibilizar la estrategia por medio de la ejecución.
Con el trabajo manual, además de involucrar muchas personas e invertir mucho tiempo en la recolección de información, cuando tenemos los datos en mano ya es demasiado tarde. Es una tarea tan tormentosa y tan difícil, que eventualmente se la abandona."
Para que este intercambio pueda suceder en tiempo real y sin ningún riesgo de comprometer los resultados de la empresa, un software especializado es la mejor opción.
Fue lo que Eatics hizo cuando se dio cuenta que algo no andaba bien en la operación de trade marketing. Escogió unir la experiencia de dos referentes de mercado, Involves y Pabis, en un solo ambiente.
Antes de la colaboración con Involves, el sistema de Pabis Retail registraba en dónde había faltas y excedentes de inventario, y en cuáles tiendas la empresa presentaba problemas de inventario fantasma.
La información era transmitida, pero no llegaba a las personas que realmente podían resolver los problemas indicados. En otras palabras, la información no llegaba a los promotores y promotoras de venta, responsables por la ejecución en los pisos de venta.
Al mismo tiempo, el equipo de campo también necesitaba estrechar la comunicación con el back office, transmitiendo la visión real del PDV en ese exacto momento, además de confirmar si el problema indicado realmente existía y cuál sería la posible causa.
Pabis entregaba la información, pero no podía garantizar que llegara al equipo de campo ni que la información que los promotores y promotoras de ventas recolectaban en los puntos de venta llegara al equipo estratégico.
El proceso estaba incompleto.
Fue entonces que Pabis conoció a Involves. Según Leslie, faltaba algo para completar el ciclo y que la experiencia fuera única para los clientes.
“El proceso acaba cuando el promotor me contesta”, revela. Y para que esto fuera realidad, Involves Stage entró en la jugada.
Antes de digitalizar la operación con el software de Involves, el equipo de Eatics recibía datos de inventario en archivos PDF. Esto significa que la información llegaba tarde y que, por este motivo, no era posible resolver a tiempo muchos de los problemas.
*Incidencias = productos excedentes, productos en falta o identificación de inventario fantasma
El porcentaje de incidencias alcanzaba 41% a la semana. Significa que 41% de la categoría presentaba algún tipo de problema en el punto de venta. Este problema no lo podían resolver debido a un proceso que en esa época era muy lento.
Después de 5 ½ meses de uso de la solución integrada, el índice de incidencias pasó de 41% a 20%. En la siguiente tabla puedes observar la evolución de Eatics considerando los datos recolectados entre las semanas 16 y 38.
| SEMANA / 2020 | INCIDENCIAS | % PORCENTAJE |
| 16 | 2379 | 41% |
| 17 | 2112 | 37% |
| 18 | 2152 | 39% |
| 19 | 2370 | 42% |
| 20 | 2197 | 40% |
| 21 | 2005 | 36% |
| 22 | 1693 | 31% |
| 23 | 1104 | 26% |
| 24 | 1134 | 27% |
| 25 | 1257 | 29% |
| 26 | 1404 | 33% |
| 27 | 1268 | 30% |
| 28 | 959 | 23% |
| 29 | 1324 | 31% |
| 30 | 1111 | 26% |
| 31 | 1107 | 26% |
| 32 | 997 | 23% |
| 33 | 971 | 23% |
| 34 | 920 | 22% |
| 35 | 836 | 20% |
| 36 | 763 | 18% |
| 37 | 770 | 19% |
| 38 | 784 | 20% |
Ya que es una marca que trabaja con lácteos, Eatics nació con un problema inherente que debía ser resuelto: garantizar que la venda de yogurts, mantequillas, leches y kefires de la marca ocurriera antes de la fecha de vencimiento.
Por cierto, este es uno de los retos más grandes de las empresas que manejan productos perecederos. Estas empresas no solo necesitan garantizar la ejecución prestando atención en la experiencia de compra y en los resultados de sell-out, sino también lograr que todo suceda dentro de un intervalo específico de tiempo.
Evitar devoluciones es imprescindible para:
Con la ayuda de Involves Stage, Arturo Almanza Delgado estableció un proceso interesante:
Para controlar el shelf life de los alimentos, primero tuvo que identificar el potencial de ventas de cada artículo de la marca en cada PDV atendido.
Con estos resultados en sus manos, identificó cuáles productos tenían más salida que otros y, por consiguiente, era necesario reponerlos con más frecuencia. Volvió a revisar el surtido de las tiendas, y decidió mantener en cada una solamente los artículos con más alta probabilidad de salida.
De este modo, redujo los índices de devolución 9% a 2%.
Observa que los problemas relacionados al inventario fantasma no necesariamente revelan la falta de algún producto. También pueden indicar que hay artículos en existencia o en el punto de venta que están estancados. Oportunidades perdidas de incrementar el sell-out.
En el caso de Eatics, una evidencia de algo mucho peor. Significa que además de que los alimentos no tienen salida, probablemente ya están vencidos y no pueden ser más consumidos —van a tener que ser devueltos.
La buena noticia es que, con el uso de la solución integrada de Involves y Pabis, el director de trade marketing de la organización logró identificar el número de excedentes lo suficientemente rápido como para reaccionar antes de que no se pudieran comercializar más.
| SEMANA / 2020 | INCIDENCIAS | % PORCENTAJE |
| 16 | 1850 | 38% |
| 17 | 1608 | 29% |
| 18 | 1654 | 30% |
| 19 | 1656 | 30% |
| 20 | 1736 | 31% |
| 21 | 1554 | 28% |
| 22 | 1298 | 24% |
| 23 | 842 | 20% |
| 24 | 852 | 20% |
| 25 | 969 | 22% |
| 26 | 1131 | 26% |
| 27 | 1037 | 24% |
| 28 | 742 | 17% |
| 29 | 1058 | 25% |
| 30 | 925 | 22% |
| 31 | 896 | 21% |
| 32 | 785 | 18% |
| 33 | 779 | 18% |
| 34 | 726 | 17% |
| 35 | 640 | 15% |
| 36 | 619 | 15% |
| 37 | 598 | 15% |
| 38 | 636 | 16% |
De 1850 productos excedentes en la semana 16 (mediados de abril de 2020), pasó a 636 en 5 meses. Con la ayuda de una tecnología especializada fue posible reducir el índice a la mitad. Eso significa 50% de menos pérdidas y devoluciones, y 50% de más oportunidades para rentabilizar la operación.
Los días sin ventas son la pesadilla de cualquier negocio. Cuando estos días se hacen presentes, quiere decir que no se vendió ningún producto en 24 horas. Es una mala señal para todas las personas que participan en el proceso comercial —desde la industria hasta los minoristas.
En el inicio de la operación, Eatics acumulaba un porcentaje de 8% de productos registrados como “venta cero” considerando el periodo de 4 semanas.
De un portafolio inicial con 5814 SKUs, 490 de ellos simplemente no vendían durante un mes entero.
Date cuenta de la importancia estratégica del surtido de productos. Esta es una decisión que se basa en la satisfacción de las expectativas de consumo del público de los respectivos PDVs.
Justamente por este motivo se debe pensar bien en esta gestión, y el uso de un software especializado en ejecución puede hacer que este proceso de decisión se base en datos relevantes y reales.
Sin la revisión adecuada… adiós, sell-out. Y hay un detalle adicional:
Mediante el ajuste del surtido en el PDV que sirvió de fuente de investigación para los datos presentados en este contenido, el número de SKUs a la venta se redujo a 3889.
En contraposición, los días sin venta de de productos Eatics en esa tienda pasaron de 8,4% a 2,8%.
Y para finalizar, llegamos a los índices de sell-out —¡y la noticia es animadora! Para ir directo al punto, presentamos el gráfico a continuación.
A seguir vas a poder ver el aumento de ventas de Eatics desde mediados de abril (semana 16) hasta la primera semana de septiembre (semana 38) de 2020. La comparación se realizó con los mismos periodos del año anterior.
Sí, estas conquistas se produjeron durante la pandemia por coronavirus. En Latinoamérica, el cierre de los comercios y reglas de aislamiento para evitar el contagio desenfrenado comenzó en marzo. Cerca de un mes después, en la semana del 12 de abril de 2020, el aumento en las ventas de Eatics fue de 167% en comparación con el mismo periodo de 2019.
El ápice de crecimiento fue en la semana 25, con aumento de 235%.
En promedio, después de incluir el software de Involves para gestionar mejor la ejecución en los puntos de venta de México, el crecimiento fue de 139%.
Entendimos que la solución a un problema nace cuando se hace la pregunta correcta. Y nos preguntamos: ¿cómo hacer que nuestros clientes tengan nuevos y mejores insights?
Es por eso que nos asociamos con Pabis Retail.
Mientras nosotros hacemos la gestión completa de la ejecución en los PDVs, Pabis ofrece datos reales de las principales cadenas de retail de Latinoamérica. ¿Te imaginas lo que la combinación de datos consolidados de sell-out con una ejecución perfecta puede generar para tu operación?
Si quieres saber cómo funciona la integración o todavía tienes dudas sobre qué Involves Stage puede hacer para llevarte aún más lejos, todo lo que tienes que hacer es completar el formulario de abajo 👇
Será un gusto ayudarte a tener una historia de éxito como la de Eatics.
Involves es una empresa fundada en 2008 que desarrolla sistemas especializados en la gestión completa de la ejecución en los puntos de venta, automatizando la operación y gestionando el equipo con la recolección y compilación de datos e información en tiempo real.
Con oficinas en Brasil, México y Colombia, sus softwares de Tienda Perfecta y Reconocimiento de Imágenes atienden desde industrias de bienes de consumo y distribuidores (brokers) hasta agencias y prestadores de servicios para el segmento del retail y trade marketing.
El repertorio de Involves está formado por Involves Stage, Involves Club e Involves Experience.
Actualmente hay más de 600 clientes en 21 países.
